Sztuka rozmawiania. Co oznacza, że ludzie właściwie się ze sobą komunikują?

Sztuka rozmawiania to suma drobiazgów, które sprawiają, że rozmówcy słyszą siebie wzajemnie. Ich sposób rozmawiania powoduje, że nadawca informacji jest słuchany i czuje się rozumiany. Odbiorca z kolei otrzymuje zrozumiałą treść. Jego celem jest rozumienie nadawcy.

Zapraszam Cię do cyklu rozmów, które odbyłam z Justyną Motławską. Oczywiście O sztuce rozmawiania.

Sztuka rozmawiania. Co oznacza, że ludzie właściwie się ze sobą komunikują?

Justyna MotławskaPerspektywa Pracy:
Co oznacza, że ludzie właściwie się ze sobą komunikują?

Monika Janicka — KEKS Polska, Sztuka rozmawiania:
Oznacza to, że zostały spełnione pewne warunki komunikacyjne przez osoby uczestniczące w rozmowie. Mam na myśli nadawcę i odbiorcę. Każda z tych osób ma odrębne zadania do zrealizowania. A to, czy są realizowane, widać w jakości rozmowy. To bardzo duże uproszczenie tego, czym jest sztuka rozmawiania.

Justyna MotławskaPerspektywa Pracy:
Jakie zadania masz na myśli?

Monika Janicka — KEKS Polska, Sztuka rozmawiania:
Nadawca komunikatu ma za zadanie właściwie zakomunikować to, co chce, aby zostało zrozumiane przez odbiorcę. Mam tutaj na myśli odpowiednie użycie słów, precyzję, niepozostawiającą wątpliwości oraz upewnienie się, że odbiorca właściwie zrozumiał wypowiedź i intencję wypowiedzi. Trudno tutaj pominąć aspekt emocjonalny, który często jest zawarty w sposobie mówienia. On również wiele mówi o nadawcy komunikatu.

Odbiorca (teraz Ty nim jesteś) z kolei jest odpowiedzialny za sposób, w jaki odebrał komunikat i weryfikację, czy dobrze go odebrał.

Sztuka rozmawiania

 

Justyna MotławskaPerspektywa Pracy:
Czasami jest tak, że to odbiorcę się obwinia, że czegoś nie zrozumiał, nie domyślił się. Dlaczego?

Monika Janicka — KEKS Polska, Sztuka rozmawiania:
To częste zjawisko. I nie do końca zgodzę się, że błąd tkwi po stronie odbiorcy. Przyczyna tkwi pośrodku. Nadawca często nie upewnia się, że odbiorca odebrał właściwie komunikat. Częściej zakłada, że tak właśnie się stało. Odbiorca z kolei nie zakomunikował, w jaki sposób odebrał usłyszaną wypowiedź. I już przed nami jawią się dwie osoby, które wychodzą z założenia, że się dobrze zrozumiały. A w rzeczywistości tak się nie stało.

Justyna MotławskaPerspektywa Pracy:
Czy to oznacza, że za każdym razem powinniśmy kontrolować, w jaki sposób ludzie nas zrozumieli?

Monika Janicka — KEKS Polska, Sztuka rozmawiania:
To zależy od tego, na czym zależy Ci w rozmowie. Moim priorytetem zazwyczaj jest to, abym została dobrze zrozumiana. Są takie momenty, w których bardziej zależy mi, by po prostu się wygadać. Nie chodzi tu o zaangażowanie odbiorcy w rozmowę. Bardziej o sam proces mówienia. Jest potwierdzone naukowo, że mówienie o przykrych doświadczeniach jest formą uwalniania silnych emocji. Każdy z nas ich doświadcza.

Kiedy zależy Ci, aby rozmówca właściwie zinterpretował to, co próbujesz mu przekazać, a jednocześnie nie dbasz o jakość przekazu, to tracisz swój czas. Są jednak sytuacje, w których wręcz należy się upewnić, że komunikat został właściwie odebrany.

Sztuka rozmawiania. Co oznacza, że ludzie właściwie się ze sobą komunikują?

Justyna MotławskaPerspektywa Pracy:
Jakie sytuacje masz na myśli? Pytam o to, w jakich sytuacjach upewniasz się, że ktoś dobrze Cię zrozumiał?

Monika Janicka — KEKS Polska, Sztuka rozmawiania:
Wtedy, kiedy  się z kimś umawiam, podaję datę, godzinę i miejsce spotkania. Proszę, by rozmówca powtórzył mi tę informację oraz dodaję, że pytam, by mieć pewność, że oboje się zrozumieliśmy co do ustaleń.

Czasami wystarczy coś niewyraźnie powiedzieć, aby doszło do nieporozumienia. Jest wiele sfer życia, w których precyzja w przekazywaniu komunikatów jest ważna. Należy również poprawnie je odbierać. Podczas kontaktu z pracownikami, zespołem, partnerem biznesowym. Zwłaszcza w momencie przekazywania  zasad, procedur lub zmian. Kiedy ustalam terminy wykonania jakiegoś zadania, tzw. deadliny. Kiedy wyrażasz prośby.

Przypomina mi się przykład małżeństwa. Żona piekła ciasto. Mąż akurat ubierał się, bo wybierał się do sklepu. Kobieta poprosiła partnera, by kupił proszek. Mąż wrócił z zakupami kilkanaście minut później i położył jej na blacie proszek do pieczenia ciast. Okazało się, że kobieta miała na myśli proszek do prania (śmiech). Miała w tym dniu plan, by zrobić pranie.

Gdy piekła ciasto myślała, że szybko wstawi pranie, gdy tylko mąż kupi proszek. On o tym nie wiedział. Wyszedł z założenia, że skoro kobieta zabrała się za pieczenie, to ma na myśli proszek do pieczenia. Oboje mieli w tym dobre intencje.

Sztuka rozmawiania. Co oznacza, że ludzie właściwie się ze sobą komunikują?

Justyna MotławskaPerspektywa Pracy:
Ten przykład pokazuje, jak ważne jest dokładne precyzowanie swoich próśb.

Monika Janicka — KEKS Polska, Sztuka rozmawiania:
Owszem. Pamiętam sytuację, w której zadzwoniłam do koleżanki z prośbą, by zabrała ze sobą ładowarkę do telefonu. Zapomniałam zabrać swojej, a mój telefon zaczynał już być „na głodzie” (śmiech). Oczywiście pamiętała, by ją przywieźć. Okazało się, że ona ma iphona. A ja zwykły smartfon. Mój błąd polegał na tym, że z góry założyłam, że koleżanka weźmie odpowiednią ładowarkę i, że teraz wejścia do telefonów są uniwersalne. Ta błaha sytuacja pokazuje, że nie wykorzystałam wszelkich możliwości komunikacyjnych. Mogłam dopytać, jaką ma ładowarkę. Mogłam powiedzieć jej jakie wejście ma mój telefon i zweryfikować czy dysponuje takim sprzętem.

Justyna MotławskaPerspektywa Pracy:
Wzięłaś odpowiedzialność za to, że Twoja koleżanka nie wzięła odpowiedniego sprzętu?

Monika Janicka — KEKS Polska, Sztuka rozmawiania:
Oczywiście. Ona spełniła moją prośbę. Przywiozła ładowarkę. Gdyby otrzymała ode mnie precyzyjny komunikat, miałabym szanse dowiedzieć się, że nie ma odpowiedniego sprzętu. Wtedy ja szukałabym innego rozwiązania.

W wielu podobnych sytuacjach ludzie wpadają w pętle obwiniania. Mogłam powiedzieć, że przecież koleżanka wie, jakiego telefonu używam. I obwinić ją za to, że się „nie domyśliła”. Że to ona nie dopytała. Tylko co by to dało? Co by zmieniło? Ładowarki i tak bym nie miała.

Obwinianie i wzbudzanie poczucia winy jedynie zmąciłoby dobrą atmosferę. Koleżanka zaczęłaby się tłumaczyć. Chciałaby uwolnić się od poczucia winy. Broniłaby się. Tak robią ludzie, którzy czują się atakowani.

Obwinianie ludzi o to, że się czegoś nie domyślili, burzy dobre porozumienie. Jest zaproszeniem do konfliktu. Ludzie zaczynają się spierać tylko dlatego, że nikt nie chce wziąć na siebie odpowiedzialności za niedomówienia.

Obwinianie ludzi o to, że czegoś nie zrozumieli burzy dobre porozumienie. Jest zaproszeniem do konfliktu. Monika janicka

 

Justyna Motławska Perspektywa Pracy:
Co robić, kiedy między ludźmi dochodzi do wymiany zdań i pojawiają się próby przerzucania na siebie nawzajem odpowiedzialności?

Monika Janicka — KEKS Polska, Sztuka rozmawiania:
Przede wszystkim zauważenie, co samemu mogło się zrobić, zanim doszło do nieporozumienia.

Justyna MotławskaPerspektywa Pracy:
Czyli przyznać się do winy?

Monika Janicka — KEKS Polska, Sztuka rozmawiania:
Nazwać to, co ze swojej strony mogło być zrobione (a nie zostało), by uniknąć nieporozumienia. Idąc za przykładem z ładowarką, podziękowałam koleżance za fatygę i przywiezienie ładowarki. Dodałam, że mogłam dopytać, doprecyzować swoją prośbę.

Justyna MotławskaPerspektywa Pracy:
Gdybym to ja była tą koleżanką, poczułabym się doceniona za wysiłek. Nie poczułabym się winna. I też trochę bym żałowała, że sama nie dopytałam o model.

Monika Janicka — KEKS Polska, Sztuka rozmawiania:
O właśnie! Taki też był cel mojego komunikatu – nie wzbudzać poczucia winy i okazać wdzięczność za fatygę. Nauczką na przyszłość było to, że w przypadku wyrażania próśb, należy doprecyzować komunikat.

Justyna MotławskaPerspektywa Pracy:
O co jeszcze dbasz, aby mieć pewność, że ludzie dobrze Cię zrozumieli?

Monika Janicka — KEKS Polska, Sztuka rozmawiania:
Zwracam uwagę na to, czy rozmówca jest skoncentrowany na rozmowie i temacie rozmowy.

Justyna MotławskaPerspektywa Pracy:
Czyli zwracasz uwagę na to, czy jest między Wami kontakt wzrokowy?

Monika Janicka — KEKS Polska, Sztuka rozmawiania:
Niestety, ale to za mało. Czasami jest tak, że rozmówcę coś wewnętrznie trapi i mimo kontaktu wzrokowego, jest myślami nieobecny.

Justyna MotławskaPerspektywa Pracy:
I to widać gołym okiem?

Sztuka rozmawiania. Co oznacza, że ludzie właściwie się ze sobą komunikują?

Monika Janicka — KEKS Polska, Sztuka rozmawiania:
Czasami widać to po sposobie rozmawiania. Przykładowo, jeśli ktoś tylko potakuje, nie włącza się do rozmowy. Albo zdawkowo coś dopowiada. Zdarza się, że ni z gruszki ni z pietruszki zmienia temat. W takich momentach czuję się niesłuchana.

Justyna MotławskaPerspektywa Pracy:
I co wtedy robisz? Prosisz, by rozmówca Ciebie słuchał?

Monika Janicka — KEKS Polska, Sztuka rozmawiania:
Wtedy wiem, że rozmówca nie jest gotowy na wysłuchanie mnie. Sygnalizuję, że odnoszę wrażenie, że rozmówca gdzieś błądzi myślami. Delikatnie podejmuje temat. Jestem gotowa na usłyszenie od rozmówcy, że wyłączył się z rozmowy. Przyjmuję to z szacunkiem.

Uważam, że   stratą czasu jest mówienie do kogoś, kto nie słucha. Nie przyjmuje treści. Nie potrafi usłyszeć sensu moich słów. Ważniejsze jest wtedy dla mnie ustalenie, co blokuje ten kontakt.

Justyna MotławskaPerspektywa Pracy:
I co się wtedy dzieje? Rezygnujesz z tematu, który jest dla Ciebie ważny na rzecz tej osoby?

Monika Janicka — KEKS Polska, Sztuka rozmawiania:
Chwilowo tak. Priorytetem jest dla mnie skupienie się na blokadzie rozmówcy.

Justyna MotławskaPerspektywa Pracy:
Blokadzie?

Monika Janicka — KEKS Polska, Sztuka rozmawiania:
Tak. Nagle okazuje się, że kiedy ja przekazuję jakąś informację, mój rozmówca przykładowo martwi się o coś. I to zmartwienie jest tak silne, że mimo chęci, nie jest w stanie uwolnić swojego umysłu od własnego problemu.

Justyna MotławskaPerspektywa Pracy:
Możesz podać jakiś przykład?

Monika Janicka — KEKS Polska, Sztuka rozmawiania:
Wyobraź sobie, że dziś miałaś odesłać klientowi informację o dacie i godzinie waszego spotkania. Klientowi zależy na znalezieniu nowej pracy, a Ty wspierasz go w sporządzeniu dokumentów aplikacyjnych.

Ja opowiadam Ci, że tydzień temu miałam w domu gości i upiekłam pyszny jabłecznik. Wszyscy się nim rozkoszowali. I kiedy tak beztrosko rozmawiamy sobie o tym spotkaniu, nagle przypomniałaś sobie o kliencie. Okazuje się, że nie wysłałaś do niego maila. Dopada Cię zdenerwowanie i chwilowa panika. Kiedy ja kontynuuję swoją historię o jabłeczniku, Ty myślisz: — Co robić teraz? Klient pewnie czeka na odpowiedź!

Mimo że ja do Ciebie mówię, Ty myślami jesteś przy kliencie. Co w takiej sytuacji byłoby kluczowe?

Sztuka rozmawiania. Co oznacza, że ludzie właściwie się ze sobą komunikują?

Justyna Motławska Perspektywa Pracy:
No tak. Nie usłyszałabym historii o jabłeczniku.

Monika Janicka — KEKS Polska, Sztuka rozmawiania:
Chodzi o to, by dostrzegać, co dzieje się z rozmówcą podczas rozmowy. W takiej sytuacji  zmuszanie Cię do słuchania o jabłeczniku jest kompletnie pozbawione sensu. Należałoby podjąć temat jakiegoś sensownego rozwiązania twojego problemu, zmartwienia.

Justyna MotławskaPerspektywa Pracy:
Tak sobie myślę, że to miłe, gdy ktoś zauważa takie rzeczy, niuanse, bez obrażania się.

Monika Janicka — KEKS Polska, Sztuka rozmawiania:
Dokładnie. W tej sytuacji zapytałabym Cię, co możesz zrobić, by wyjść bez szwanku  z tej sytuacji.

Justyna MotławskaPerspektywa Pracy:
Zakładam, że poprosiłabym o chwilę cierpliwości. Powiedziałabym, że pilnie muszę wysłać wiadomość. Kiedy tylko to uczynię, powrócimy do rozmowy.

Monika Janicka — KEKS Polska, Sztuka rozmawiania:
No właśnie. Ja poczekam kilka chwil. Odpisz. Będę mieć poczucie, że Twój umysł po wysłaniu maila będzie wolny od zmartwień. Wiem, że kiedy klikniesz przycisk „wyślij”, poczujesz ulgę. I kiedy znów będziesz gotowa do słuchania, ja mogę powrócić do niewinnej rozmowy o jabłeczniku i udanej wizycie gości.

Sztuka rozmawiania. Jak przestać się martwić?

Justyna MotławskaPerspektywa Pracy:
W rozmowie ważne jest to, aby każda ze stron miała umysł wolny od obciążeń, myśli niezwiązanych z tematem prowadzonej rozmowy.

Monika Janicka — KEKS Polska, Sztuka rozmawiania:
Idealnie ujęłaś to, co mam na myśli. Aby prawdziwie słuchać, trzeba mieć niezmącony umysł. Wolny od wewnętrznych konfliktów.

Justyna MotławskaPerspektywa Pracy:
Przychodzi mi na myśl, że ludzie nie zawsze są gotowi do tego, by słuchać i słyszeć co do nich mówimy.

Monika Janicka — KEKS Polska, Sztuka rozmawiania:
Fakt. Nie zawsze są. Tutaj pojawia się pytanie: — Czy chcesz inwestować czas na mówienie, gdy ktoś nie słucha? Są osoby, które chcą wyłącznie mówić. Ale w takich momentach to Ty decydujesz, czy jesteś gotowa, by słuchać.

Odbiorca, który nie słucha, jest obecny ciałem, lecz nie umysłem.

Justyna MotławskaPerspektywa Pracy:
Bardzo dziękuję Ci Moniko za tę rozmowę. Dzięki niej dowiedziałam się, jak ważną rolę w rozmowie odgrywa precyzja, spostrzegawczość i zwracanie uwagi na rozmówcę oraz jego uczucia.

Monika Janicka — KEKS Polska, Sztuka rozmawiania:
Nie pozostaje mi nic innego, jak zachęcić czytelników do trenowania tych umiejętności przy każdym kontakcie z drugim człowiekiem.

 

 

Justyna Motławska. Perspektywa pracy.Justyna Motławska, trener biznesu, doradca kariery. Pomaga w skutecznej komunikacji na rynku pracy. Zajmuje się kompleksowym zarządzaniem i projektowaniem karier absolwentów, specjalistów, managerów i kadry executive.

Tworzy skuteczne i wyróżniające dokumenty aplikacyjne. Wspomaga kandydatów w procesie poszukiwania zatrudnienia, a także kreuje precyzyjne i konkretne strategie poruszania się zarówno po jawnym jak i „ukrytym” rynku pracy.

Wspiera w budowaniu pewności i wartości siebie na rynku pracy. Skupia się na efektywnym definiowaniu przewag konkurencyjnych i odkrywaniu naturalnych talentów swoich klientów, dzięki czemu lepiej prezentują swoją kandydaturę potencjalnym pracodawcom i szybciej zdobywają pracę marzeń.

Pomaga w:

  • Przygotowaniu profesjonalnych dokumentów aplikacyjnych.
  • Tworzeniu strategii rozwoju karier.
  • Budowaniu skutecznych rozwiązań dla osób poszukujących pracy
  • Przygotowaniu do rozmowy rekrutacyjnej
  • Tworzeniu profesjonalnych kont na profilu LinkedIn. (Tutaj znajdziesz profil Justyny).

Zapraszamy do odwiedzin FanPage’a Perspektywa Pracy.

Cykl rozmów O sztuce rozmawianiato również przestrzeń do rozmowy z naszymi czytelnikami. Zadaj pytanie w komentarzu, a my na nie odpowiemy.

 

 

Podobne artykuły:

Submit a Comment

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

*