Kompetencje komunikacyjne, które warto, by posiadał skuteczny menedżer.

Kompetencje komunikacyjne, które powinien posiadać menedżer, aby wspierać swój zespół.

Umiejętność właściwego obcowania z innymi ludźmi jest cechą osób z wysoko rozwiniętą inteligencją. Czy skuteczny menedżer powinien wspierać swój zespół? Czy warto, by potrafił pomóc innym zapanować nad ich trudnymi emocjami? Daniel Goleman w Inteligencji Emocjonalnej wymienia 5 kompetencji społecznych, które są niezbędne do budowania dobrego kontaktu.

 

Skuteczny menażer - Dostrojenie do emocji innych ludzi

 

Czy wiesz, że podczas kontaktu z ludźmi przenosimy i przejmujemy od siebie nawzajem rozmaite nastroje? Dzieje się to poza zasięgiem wzroku. Urasta to do czegoś na wzór gospodarki ludzkiej psychiki. Mogą być trujące lub mieć na nas odżywczy czy wnet leczniczy wpływ. Ta wędrówka emocji i nastrojów jest bardzo subtelna. Niemal niedostrzegalna. Sposób, w jaki menedżer przekazuje członkowi zespołu informację zwrotną na temat jakości jego pracy, może zadziałać na pracownika mobilizująco albo demotywująco. Dlatego ważne jest, by świadomie kierować emocjami członków zespołu.

Warto, by menedżer, miał świadomość, w jaki sposób jego styl komunikacji wpływa na grupę. Takie kierowanie stanem emocjonalnym członków zespołu jest oznaką dominacji na głęboko ukrytym poziomie. Kluczowe znaczenie ma tutaj sposób wypowiadania się, ton głosu, jego modulacja, mowa ciała, mimika, dobór słów, kontakt wzrokowy. Najważniejsze jednak jest, by menedżer wychwytywał emocje i nastroje członków zespołu. Zwłaszcza te, które obniżają poziom wydajności, efektywności pracownika. Warto ustalić jakie potrzeby w obszarze emocji posiadają członkowie zespołu. Ich zaspokojenie stworzy grupie przestrzeń do odczuwania satysfakcji z wykonywanych zadań. Pracownik powinien być świadomy, jaką wartość jego praca wnosi w życie firmy oraz we własny rozwój w obszarze kompetencji i umiejętności.

 

Skuteczny menadżer - organizowanie grup

 

Umiejętność organizowania grup jest jedną z podstawowych umiejętności, którą warto, by posiadał menedżer. Polega ona na inicjowaniu, koordynowaniu wszelkich działań oraz  wysiłku zespołu. To przywódca nadaje bieg pracy zespołowej, ustala kierunek, a także weryfikuje skuteczność pracy grupowej. W codziennym życiu talent ten można zaobserwować już u dzieci podczas zabaw. Predyspozycję tę widać u osób, które w nieformalnych grupach decydują o tym w co, i w jaki sposób będzie bawić się cała grupa. Są to również osoby, które w okresie studiów piastują funkcje liderów. To te osoby, którym inni są gotowi się podporządkować. Ufają kompetencjom tej osoby. Czują się przy niej bezpiecznie. Ich sposób kierowania grupą ma mobilizujący wpływ na grupę.

 

Skuteczny menadżer - negocjowanie rozwiązań

 

Skuteczny menedżer posiada talent mediatora, dzięki któremu potrafi zapobiegać konfliktom, bądź gasić je, kiedy już się pojawiły. Łagodzą spory, dążą do osiągnięcia porozumienia. Mają świadomość, jak wielkie spustoszenie w pracy zespołowej może zasiać ilość nierozwiązanych konfliktów, niedomówień. Nie przechodzą obojętnie wobec niewyjaśnionych sytuacji i nie zamiatają ich pod dywan. Potrafią wysłuchać argumentów stron, złagodzić napięcie, a także pomóc w znalezieniu rozwiązania przystępnego dla każdej ze stron. Potrafią tak zorganizować swoją pracę, aby mieć również czas na rozmowy z pracownikami, spotkania coachingowe bądź wspierające.

 

Skuteczny menedżer - nawiązywanie stosunków osobistych

 

Jedną z równie ważnych kompetencji menedżera, jest łatwość wchodzenia w kontakty z członkami zespołu. O tym silnie decyduje poziom empatii. Umiejętność ta ma szczególnie znaczenie w rozpoczynaniu wszelkich rozmów z członkami zespołu, rozpoznawaniu ich uczuć i emocji, trosk i reagowania na nie. Dzięki temu menedżer daje członkom zespołu  poczucie, że można na nim polegać. Tworzy atmosferę partnerstwa. Dzięki temu zespół ma szansę osiągać znakomite wyniki, np. sprzedażowe. Menedżer, który z łatwością nawiązuje stosunki osobiste, staje się często pionierem w edukowaniu, nauczaniu zespołu. Potrafi wyłapać niedoskonałości w pracy członków zespołu i zakomunikować je otwarcie. Dzięki temu dba o jakość wykonywanej pracy. Czerpie satysfakcję z dobrego kontaktu. Są przez to lubiani. A o wiele łatwiej współpracuje się z grupą ludzi, którzy darzą siebie wzajemnie sympatią.

 

Skuteczny menedżer - przeprowadzanie analiz społecznych

 

Świadomość tego, jak i co czują członkowie zespołu, ułatwia budowanie pewnej zażyłości w grupie. Daje ona poczucie zrozumienia i bezpieczeństwa. Dobry kontakt zespołowy ma też wpływ na rotację pracowników. Im trwalsze i lepsze więzi w zespole, tym mniejszą motywację mają pracownicy do rozstania się z firmą. Warto, by menedżer był świadomy swoich kompetencji komunikacyjnych oraz dostrzegał ich wpływ na zespół. Zadowolony członek zespołu pomyśli o swoim szefie: – Co za przyjemność być z kimś takim. Stwarza mniej trudności. Jest mniej oporny, kiedy zaistnieje konieczność wdrożenia zmian w firmie.

Wspierająca rozmowa z pracownikiem

Pani Teresa:
Pani Moniko, tamten facet kilka miesięcy temu tak się do mnie odezwał, że nie mogę o tym zapomnieć. On nie rozumie, że ja też jestem człowiekiem i, że nie chcę, aby ktoś się do mnie odnosił w taki sposób. Ja się tak źle z tym czułam. No mówię Pani Moniko. On powinien mnie przeprosić. Od tamtej pory się nie doczekałam przeprosin.
Zobaczyłam kobietę, która nie potrafi sobie wybaczyć tej sytuacji. Że ją zabolała. Że nie odpuściła.

Monika Janicka:
Pani Tereso, kiedy miała miejsce sytuacja, o której pani mówi?

Pani Teresa:
Trzy miesiące temu! No i mówię Pani! (kobieta kontynuuje…)
Mimo że minęły aż trzy miesiące od zdarzenia, kobieta wewnętrznie nie uporała się z tą sytuacją. Nadal ją męczyła.

Monika Janicka:
Pani Teresko, jest mi strasznie przykro, że nadal Pani czuje złość na człowieka, który w taki sposób wobec Pani postąpił. Ta sytuacja miała miejsce 3 miesiące temu, a Pani nadal o niej myśli. I cierpi z tego powodu.

Pani Teresa:
Ten człowiek jest ogólnie naprawdę fajny! Ale wtedy… no mówię Pani. To nie powinno tak wyglądać. Szacunek to podstawa.
Kobieta nazwała swoją potrzebę, którą jest traktowanie ją z szacunkiem.

Monika Janicka:
A czy ten człowiek wie, że tak się Pani poczuła? Zasygnalizowała mu to Pani?

Pani Teresa:
Może by się wtedy uspokoił, gdybym mu dała do zrozumienia, że to dla mnie nieprzyjemne.
Kobieta uświadomiła sobie, że nie zareagowała w sytuacji, w której odczuła brak szacunku.

Monika Janicka:
Myśli Pani, że on chciał Panią zranić?
Pytanie, które posłużyło mi do ustalenia, jak kobieta odbiera intencje człowieka, przy którym miała poczucie, że nie odnosi się do niej z szacunkiem.

Pani Teresa:
Pewnie, że nie.
Kobieta odkryła, że przyczyną jego zachowania, nie była chęć zranienia jej.

Monika Janicka:
Dlaczego nie?

Pani Teresa:
Gdyby wcześniej go sąsiad nie wkurzył, to pewnie byłoby inaczej.
Kobieta uświadomiła sobie, że sytuacja, której doświadczyła, nie miała bezpośredniego związku z jej osobą.

Monika Janicka:
Pani Tereso, właśnie dotarła Pani do sedna sprawy. Jakie wnioski Pani się nasuwają Pani Tereso?

Pani Teresa:
Że warto pytać innych, z czego wynika ich złość, a nie od razu wybuchać i odbierać wszystko personalnie.
Kobieta znalazła rozwiązanie, które byłoby bardziej skuteczne niż to, którym posłużyła się w kontakcie z mężczyzną.



Monika Janicka:

Myślę, że to cenna wskazówka. Dla samej siebie. To powinno Pani pomóc w zapobieganiu sytuacji konfliktowych. Całe życie się człowiek uczy. Nie pozostaje mi nic, jak trzymać kciuki, za wdrożenie tej wiedzy w życie.

Pani Teresa:
Uspokoiłam się dzięki tej rozmowie. Dziękuję!
Pani Teresa doświadczyła ulgi, dzięki której była w stanie podjąć ponownie kontakt z mężczyzną, bez uczucia złości.

Co skuteczny menedżer bierze pod uwagę podczas rozmowy wspierającej z pracownikiem?

Członkowie zespołu zgłaszają się do menedżera z różnych powodów. Chcą zasygnalizować trudności w pracy zespołowej. Innym razem komunikują jaki wpływ miała na nich sytuacja związana z realizacją powierzonych zadań. Zgłaszają własne obawy oraz prośby. Podstawą dobrej komunikacji jest dotarcie do potrzeby, która kryje się za tym wszystkim, co komunikuje pracownik. Tutaj z pomocą przychodzi umiejętność zadawania pytań i słuchania. To daje przestrzeń do dialogu z członkiem zespołu. Z mojego praktycznego doświadczenia związanego ze sztuką zarządzania wynika, że członek zespołu, który nie otrzymuje wsparcia od czasu do czasu, jest mniej wydajny. Ryzyko uzyskania pożądanych efektów jest znacznie niższa. Z czasem może to prowadzić do buntu i chęci zwrócenia uwagi na trudności i niedoskonałości wynikające z budowania dobrej współpracy. Rozwiązywanie rozmaitych trudności jest kluczowe.

 

Skuteczny memedżer - słyszy, co naprawdę pracownik chce mu przekazać.

 

Zdarzają się pracownicy, którzy unoszą głos w kryzysowych dla nich momentach. Są tacy, którzy płaczą. Inni są konkretni i rzeczowo dzielą się własnymi spostrzeżeniami i przeżyciami. Z każdą z tych osób rozmowa będzie wyglądać zupełnie inaczej. Jeśli nie zostanie dostosowany sposób rozmawiania do potrzeb członka zespołu, to może być naprawdę trudno dojść do konsensusu. Ja wychodzę zawsze z założenia, że pracownik ma dobrą intencję. Warto poświęcić czas na to, by dowiedzieć się, jaka potrzeba samego pracownika kryje się za tym, co mówi. Dzięki temu osoba, z którą prowadzę rozmowę, ma szansę poczuć się rozumiana. Zamiast tłumić własne emocje, może je swobodnie wyrazić i powrócić do równowagi. Nie usłyszenie tych potrzeb może doprowadzić do tego, że pracownik będzie odczuwać bezsilność wobec problemu, z którym potrzebuje się zmierzyć.

 

Skuteczny memedżer - Fakty. Interesuje go prawda.

 

Skuteczny menedżer dąży do poznania faktów. Aby jednak pracownik był skory do dzielenia się rzetelnymi informacjami, musi mieć zapewnione poczucie bezpieczeństwa. Niezależnie od tego, czy prawda jest wygodna, czy nieprzyjemna dla menedżera, on powinien ją przyjąć bez wybuchu złości. Mam tu na myśli sposób reagowania na kryzysowe sytuacje. Pracownik, który jest ganiony za prawdę, w bardzo krótkim czasie zacznie ją zatajać. Nauczy się dzięki temu przedstawiać wybiórcze informacje. W efekcie menedżer zamiast szansy szybkiego zareagowania, będzie zmuszony poświęcić energię na dotarcie do faktów.

 

Skuteczny menedżer - Ma czas na rozmowę.

 

Niezależnie od tego, jaką ilość obowiązków do wykonania ma sam menedżer, wie, że rozmowa z pracownikami jest istotną częścią współpracy. To zrozumiałe, że nie zawsze jest ten czas na rozmowę, kiedy akurat w biurze pojawi się członek zespołu. W takich sytuacjach warto uszanować potrzebę rozmowy pracownika i zaproponować możliwość odbycia rozmowy w terminie dogodnym dla obu stron. Najważniejsze to dotrzymać danego słowa. Pracownik, którego prośba zostanie uszanowana, będzie o wiele bardziej otwarty na współpracę (chociażby chęci udzielenia pomocy w sytuacjach podbramkowych). Zdaję sobie sprawę, że czas jest ograniczony. Nie każdy pracownik wychodzi z takiego założenia. Niektórzy wychodzą z założenia, że pewne sprawy można przełożyć na później czy nadrobić po godzinach. Niektóre osoby w zespole mogą próbować pozbawić Cię czasu przeznaczonego na realizację priorytetów. Zastanów się jak pogodzić potrzeby pracowników związanych z kontaktem z tobą, a listą własnych zadań do wykonania.

 

Skuteczny memedżer - Sprawy ważne dla pracowników.

 

Może się zdarzyć, że sprawa, z którą przychodzi pracownik wydaje się błahostką. Mało istotną sprawą. Niezależnie od tego, w jaki sposób sprawa pracownika jest postrzegana, może mieć ona duże znaczenie dla samego pracownika. Rozwiązywanie drobnych spraw gwarantuje pracownikom poczucie, że oni i ich sprawy również są ważne. Poczucie bycia ważną częścią zespołu stwarza przestrzeń do współpracy i zapobiega powstawaniu konfliktów. Dla jednej osoby ważne będzie szczegółowe przygotowanie oferty czy sporządzenie raportów zaś dla inna osoba zwróci uwagę na kończące się materiały biurowe. Rozwiązanie każdej z tych spraw (niezależnie od rangi problemu) ma dla firmy znaczenie. Lekceważenie spraw ważnych dla pracowników może zaburzyć dobrą współpracę.

 

Skuteczny menedżer - Możliwość edukowania.

 

Współpraca daje ogromną przestrzeń do rozwoju. Wiadomo, że najlepiej byłoby, gdyby każdy idealnie i bezbłędnie wykonywał powierzoną pracę. Życie jednak pokazuje, że popełnianie błędów jest nieuniknione. Kiedy mamy czas na rozmowę z członkiem zespołu, pojawia się również przestrzeń do rozmowy, której celem jest korygowanie wszelkich nieprawidłowości. Pojawia się szansa zdobycia wiedzy, z czego wynikają błędy. Czy z braku informacji, czy może dlatego, że pracownik nie otrzymał wskazówek, które pomogłyby mu we właściwy sposób wykonać zadania. Czasami wydaje nam się, że coś jest bardzo oczywiste. Błędy i ich przyczyny pokazują, że nie zawsze wszystko jest jasne i klarowne dla innych tak bardzo, jak dla samego menedżera. Korygować, edukować, rozmawiać. Bez tego, błędy będą notorycznie się pojawiać. A firma, zamiast osiągać lepsze wyniki albo będzie stać w miejscu, albo wręcz słabnąć w sile. Warto dać pracownikom przestrzeń do popełniania błędów. Zespół dzięki temu się rozwija.

 

Na jakość pracy menedżera mają wpływ członkowie zespołu. Budując zdrowe otoczenie, każdy  ma szansę rozwijać własne umiejętności i zwiększać poziom kompetencji. Te z kolei wpływają na wyniki i prestiż firmy. Nie pozwól, by atmosfera w miejscu pracy zmieniła się w pole bitwy.

 

Monika Janicka

 

Podobne artykuły:

Submit a Comment

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

*